Politique de confidentialité

Afin de créer votre compte et accéder au processus de commande, vous devrez nous fournir les informations de votre société ainsi que des informations de contact, considérées comme personnelles : votre nom, vos coordonnées (adresse email et postale et numéro de téléphone), vos informations bancaires. Le fondement légal de cette récolte et de ce traitement repose sur l’article 6.1.b du RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou « RGPD »).

 

Conformément à la réglementation en vigueur, Agence IO vous informe que les données seront conservées pendant la période strictement nécessaire à leur traitement, en accord avec la réglementation en vigueur localement. Par exemple, en accord avec la loi française, nous sommes dans l’obligation de conserver les informations de paiement et facturation pour une période de 10 ans.

Agence IO informe qu’il procédera au traitement des données de manière légale, loyale, transparente, adéquate, pertinente, limitée, précise et mise à jour. C’est pourquoi Agence IO s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour que celles-ci soient supprimées ou rectifiées sans délai lorsqu’elles sont inexactes. Un agent Agence IO peut être amené à vous joindre par téléphone pour s’assurer de la conformité des informations fournies. Agence IO traitera vos données afin de remplir ses obligations contractuelles pour l’impression de votre commande et la gestion de votre compte client. Sans ces données, nous pourrions ne pas être en mesure d’expédier votre commande ou de facturer les produits commandés.

Agence IO traitera également vos informations pour vous envoyer des offres promotionnelles et des informations sur les produits si vous avez donné le consentement pour le faire. Vous pouvez retirer votre consentement à recevoir des informations marketing et sur les produits à tout moment en mettant à jour vos préférences de contact dans la section “mon compte” de notre site web ou en contactant le service client.

Conformément aux article 15 à 22 RGPD, concernant les données que nous détenons sur vous, vous disposez des droits suivants :

• droit d’accès (article 15 du RGPD)
• droit de rectification (article 16 du RGPD)
• droit d’effacement (article 17 du RGPD)
• droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD)
• droit de notification des rectifications, effacements, limitation (article 19 du RGPD)
• droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD)
• droit d’opposition (article 21 du RGPD)
• droit de ne pas faire l’objet d’un profilage (article 22 du RGPD)

Vous pouvez exercer ces droits en adressant votre demande à l’adresse électronique contact@agence-io-print.fr. Toute demande d’exercice d’un droit doit être accompagné d’une copie de justificatif d’identité en cours de validité pour nous permettre de nous assurer que la demande formulée émane bien du légitime titulaire des données concernées. Vous pouvez également contacter notre DPO groupe à l’adresse dataprotection@cimpress.com ou vous adresser à l’autorité de contrôle compétente (CNIL) pour présenter la réclamation que vous jugez appropriée.

Agence IO vous informe qu’il peut procéder à un transfert des données auprès de ses sociétés-sœurs, de ses filiales ou de ses sous-traitants (par exemple aux sous-traitants tels que les graphistes et/ou ateliers ou aux sous-traitants de transporteurs tel que DHL, TNT, UPS, et La poste).

Ces différents transferts de données peuvent s’opérer vers les destinations suivantes : Union Européenne, Suisse.

Lorsqu’il s’agit de transferts auprès de nos sous-traitants techniques (graphistes et/ou ateliers), nous nous engageons à ce que ces données soient transférées au sein de l’Union européenne. Le cas échéant, Agence IO s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures techniques, organisationnelles, et juridiques permettant de garantir la sécurité du transfert avec différents moyens (notamment la signature d’accord de protection des données, la signature de clauses contractuelles types, l’évaluation des sous-traitants, ainsi que l’évaluation de décisions d’adéquation en accord avec l’article 45 du RGPD).

Dans tous les cas, Agence IO s’engage à effectuer tout type de transfert de données en garantissant le respect de la législation relative à la protection des données personnelles.

Les durées de conservations de vos données varient en fonction de l’état de du droit et quand les contraintes sont moindres, en fonction des recommandations de la CNIL et de nos besoins. Ainsi devons-nous légalement par exemple conserver les factures pendant une durée de 10 années. Les données de facturation sont donc conservées 10 ans.

A titre indicatif, vous trouverez dans le tableau joint les durées de conservations des principales données appliquées par Agence IO

Type de traitement de données	Finalité du traitement	Base légale du traitement	Durée de conservation	Normes CNIL*
Fichiers commerciaux et marketing	Gestion des fichiers clients et prospects	Article 6.1.b du RGPD	Données qui ne peuvent être conservées au-delà de la durée de conservation strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale sauf exceptions	Norme simplifiée de la CNIL NS-048
La gestion des commandes	Préparation, suivi, expédition des commandes	Article L123-22 alinéa 2 du Code de commerce	10 ans
Relation client/SAV	– Gestion de la relation commerciale – Prospection	– Article L123-22 alinéa 2 du Code de commerce – Article 6.1.b du RGPD		Norme simplifiée de la CNIL NS-048
Écoute et enregistrement ponctuel des conversations téléphoniques sur le lieu de travail	– la formation des employés ; – l’amélioration de la qualité du service.	– Article 6.1.f du RGPD	6 MOIS pour les enregistrements et 12 MOIS pour les documents d’analyses	NORME SIMPLIFIEE DE LA CNIL NS 57
Utilisation espace client	– gestion du back-office client – gestion des préférences – modifications des informations présentes par le client – mise en œuvre des droits octroyés par le RGPD	Article 6.1.b du RGPD Article 15 à 22 du RGPD	Données qui ne peuvent être conservées au-delà de la Durée de conservation de conservation strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale sauf exceptions
Prospection commerciale électronique	– annonce de nouveaux produits et/ou services – communication promotionnelle – Invitations à des évènements (salons, rencontres, conférences, anniversaires …) – Diffusion d’enquêtes de satisfaction et de sondages – Prospection de nouveaux clients – Animation d’un forum	Article 6.1.a du RGPD	Conservation des données clients pendant le temps de la relation commerciale, puis 3 ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect	Norme simplifiée de la CNIL NS-048
Paiement de commande par téléphone	Conclusion d’une opération de vente à distance	Article 6.1.a du RGPD	Pas de conservation des numéros CB après la transaction

Cette politique de confidentialité a été mise à jour le 17 novembre 2021. De temps en temps, Agence IO est susceptible d’apporter des modifications à sa politique de confidentialité et la mettre à jour sur son site web. Toute mise à jour de celle-ci vous sera signalée par la présence d’encarts facilement identifiable sur notre site web et/ou l’envoi de courrier électronique d’information.